Kunskap om den aktuella lägesbilden inom kommunen
För att kunna ta medvetna och genomtänkta beslut om belysning utifrån ett säkerhets- och trygghetsperspektiv bör insatser genomföras utifrån en aktuell lägesbild. Lägesbilden bör bestå av ett material som tydliggör den specifika situationen kopplat till både säkerheten och tryggheten i kommunen. Materialet bör även vara djupgående och förtydliga varför lägesbilden ser ut som den gör och kopplas till den fysiska miljöns utformning. Lägesbilden bör även förtydliga situationen för olika samhällsgrupper, och redogöra skillnader baserade på kön, ålder, eventuella funktionsnedsättningar, etc.

Kunskap om situationell brottsprevention
Situationell brottsprevention är en metod för att minska brottslighet genom att fokusera på att förändra eller förbättra den fysiska och sociala miljön där brott kan ske. Konceptet bygger på idén att genom att skapa tryggare och mer kontrollerade miljöer kan man minska möjligheterna till brottslig verksamhet och därmed minska brottsligheten överlag. Det är en holistisk metod som involverar samarbete mellan olika aktörer, inklusive polis, stadsplanerare, samhällsgrupper och privata organisationer, för att skapa säkrare och mer livskraftiga samhällen.

Kunskap inom el- och belysning
En belysningsansvarig inom kommunen bör ha en teknisk utbildning inom elteknik från universitet, högskola eller yrkeshögskola inom som grund samt kunskap om elsäkerhetslagen och elsäkerhetsföreskrifter. Elteknisk kunskap kombineras med kunskap inom utomhusbelysning på allmän platsmark.

Kunskap om upphandlingsprocessen
För att planera och göra rätt val vid upphandling inom belysning, till exempel konsulttjänster som planerar och projekterar utomhusbelysning, belysningsmaterial samt entreprenörer som bygger och/eller drift- och underhåller belysningsanläggningen behövs relevant kunskap inom LoU, ABK09, AB 04, ABT06 och AMA.

Kunskap om LED-teknik i utomhusarmaturer
Utbildningar som handlar om belysningsplanering innehåller ofta  delar som handlar om LED-teknik i belysningsarmaturer. Kunskap kan även fås från kurser, seminarier samt litteratur från nätet genom att ladda ner bland annat informationsmaterial och tekniska dokument kring LED i utomhusarmaturer. Uppdatering av information kan även fås av att träffa armaturleverantörer samt att ansluta sig till organisationer för beställare inom offentlig belysning.

Krav om att anbud ska beakta säkerhet, trygghet och energibesparing i upphandlingar
I upphandlingar är det av yttersta vikt att inkludera tydliga krav som fokuserar på säkerhet, trygghet och energibesparing. Dessa krav fungerar som riktlinjer och skapar en ram för anbudsgivare att utveckla och implementera belysningslösningar. Genom att ställa krav i upphandlingen skapar man förutsättningar för att belysningen inte bara är funktionell och attraktiv, utan även ska tillgodose viktiga perspektiv som säkerhet och trygghet samt bidra till lägre driftskostnader och uppnådda hållbarhetsmål.

Genom att införa krav på säkerhet och trygghet i belysningsupphandlingar ser man till att belysningen inte bara är en estetisk funktion utan en integrerad del av samhällets övergripande säkerhetsstrategi och välbefinnande. Detta främjar offentliga miljöer som är säkra, trygga och hållbara för kommunens invånare.

Krav om att få produkter som uppfyller LED-armatur i upphandlingar
Kommunen bör ha en plan, exempelvis ett eget belysningsprogram, innehållande en strategi för framtida hantering av belysningsstyrning. En tydlig strategi kan ställa specifika krav på belysningslösningar och utrustningar för att öka förutsättningarna för bra helhetslösningar.

För att kunna jämföra olika armaturer med varandra kompletteras anbudet ofta med en databeräknad (ljusberäkning) redovisning av belysningsanläggningen. För att kunna jämföra olika anläggningsförslag med varandra bör beräkningen vara utförd efter likartade förutsättningar. För belysningsarmaturer och ljuskällor kan bland annat följande krav gälla:

• Typ av belysningsstyrning och dimring
• Zhaga Book18-kontakt till kommunikationsnod
• Kapslings-, isolerings- och vandalklass
• Drivdon Zhaga D4i
• Bländningsklass
• Färgåtergivning och färgtemperatur inkl. MacAdam
• Ljusförorening
• Livslängd >100 000h för ljussystemet i armaturen
• Garanti på produkten
• Krav på att leverantören kan erbjuda reservdelar under armaturens hela livslängd.

Som en del av förberedelserna för en upphandling behöver kommunen därför ta ställning till både aktuella och framtida behov gällande belysningsstyrning. Underlag inför upphandling är exempelvis:

• Inventering av anläggningen
• Uppdaterad anläggningsdata
• Utbytesplan (alternativt belysningsprogram) • Strategi för belysningsstyrning
• Armaturlista
• Anbudsstrategi
• Eventuell involvering av medborgare eller andra intressenter
• Ekonomisk ram för armaturbytet

Om målet med konkurrensutsättningen är att uppnå både lägsta möjliga pris och säkerställa att en eller flera kvalitativa parametrar uppfylls, används tilldelningskriteriets bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Exempel på målsättning:

• Armaturer av hög kvalitet
• Armaturer med ett särskilt visuellt uttryck
• Låg energiförbrukning
• Armaturer som kräver minimalt underhåll
• Minsta möjliga miljöpåverkan
• Innovativa lösningar
• Armaturer med en speciell designprofil eller speciella egenskaper
• Lång garantitid

Tydliga specifikationer av belysningsarmaturer ger anbudsgivaren bättre möjligheter till att erbjuda en lösning som tillgodoser kommunens behov.

Process för att arbeta med systematiskt brottspreventivt arbete
Det systematiska brottspreventiva arbetet innehåller en tydlig process där man går från att 1) definiera centrala begrepp (som säkerhet och trygghet), 2) ta fram en lägesbild, 3) genomföra en orsaksanalys, 4) ta fram en åtgärdsplan, 5) implementera åtgärder och 6) följa upp arbetet och utvärdera dess effekter.

Väldigt ofta påverkas säkerheten och tryggheten av kontextuella faktorer och bara för att en lösning fungerat i ett sammanhang innebär det inte att det fungerar i ett annat. När det kommer till smart belysning och dess integrering med andra typer av enheter är effekten för invånaren dessutom relativt oprövad. Genom att redan på det här steget arbeta systematiskt skapas förutsättningar för att på lokal nivå veta om åtgärder, nu och i framtiden, haft en positiv eller negativ effekt.

Process som säkerställer invånares delaktighet och möjlighet att påverka
Det bör noteras att belysningens effekter på säkerhet och trygghet kan variera mellan olika demografiska grupper. Studier indikerar till exempel skillnader mellan män och kvinnor samt mellan äldre och unga. Dessutom finns det särskilt sårbara grupper, som synskadade, som behöver ha en förutsägägbarhet i den fysiska miljön eller grupper som på annat sätt påverkas negativt av flimrande eller föränderligt ljus. Det bör därför finnas en process som involverar olika samhällsgrupper i planeringen, både innan och efter det att insatser genomförs. En sådan process bör vara genomtänkt, avgränsad och tydlig för att invånare ska känna att deras tid använts på ett värdefullt sätt. Använd gärna Stiftelsen Tryggare Sveriges delaktighetsmodell för att säkerställa en god process:

Bjud in: Initialt behöver det finnas ett sammanhang där invånare bjuds in till att uttrycka sina åsikter. Det är alltså viktigt att inte enbart förvänta sig att invånare på egen hand tar kontakt med kommunen.
Beskriv: I nästa skede måste de som leder processen beskriva innehållet för de som medverkar, syftet med processen, olika roller och vilka möjligheter och begränsningar som finns.
Beakta: Därefter får invånarna möjlighet att uttrycka sina åsikter.
Bemöt: Det sista skedet handlar om att bemöta det som sagts, och då återkoppla om vilka beslut som kommer fattas och varför.

Process som säkerställer att kravställningar i upphandlingar uppfylls Upphandlingsprocessen kan delas upp i fyra huvudfaser – förberedelse, genomförande, leverans och uppföljning.

Punkterna nedan visar de olika faserna i upphandlingsprocessen och vad som är särskilt viktigt att tänka på under respektive fas i upphandlingsskedet.

Förberedelse: Avsätt tid till att förbereda upphandlingen – en god planering skapar bra förutsättningar för att köpa in det som behövs inom verksamheten.
Genomförande: I det här steget ska upphandlingsdokument upprättas innefattande även tekniska kravspecifikationer för material och utförande avseende belysning, annonsering ske, anbud och anbudsgivare ska prövas samt utvärderas och slutligen ska kontrakt tilldelas till det vinnande anbudet.
Leverans: I detta skede ska det som är upphandlat levereras och börja användas i verksamheten.
Uppföljning av avtal/kontrakt: Uppföljning kan ske på olika sätt, exempelvis genom uppföljningsmöten med leverantören eller genom enkätundersökningar. Kraven som den upphandlande myndigheten bör följa upp är de krav som ställts i upphandlingen, det vill säga, krav på leverantören, krav på föremålet för upphandlingen, tilldelningskriterier och övriga avtalsvillkor.

Att ha en budget som stödjer en genomtänkt belysning och säkerställer en god förvaltning är av avgörande betydelse av flera skäl. Genom att tilldela adekvata medel för belysningsprojekten kan man säkerställa att de genomförs på ett välplanerat och resurseffektivt sätt, vilket minimerar risken för överutgifter och oförutsedda kostnader.

En budget som stöder kvalitet och hållbarhet är fundamentalt för att undvika snabba lösningar som kan leda till dyra reparationer och underhåll i framtiden. Det bör även finnas utrymme för att hantera vissa oförutsedda kostnader, som till exempel att tillämpa säkerhets- och trygghetsåtgärder som behövs på kort sikt.

En välplanerad budget tar också hänsyn till långsiktiga förvaltningsbehov och underhållskostnader för belysningen. Detta säkerställer att det finns tillräckliga medel för regelbundet underhåll och reparationer, vilket förlänger livslängden och effektiviteten hos belysningssystemet.

En stark kultur kring säkerhet, trygghet och klimatsmart belysning kan främja ett engagemang bland kommunens medarbetare och dess invånare. När människor ser att dessa värden prioriteras, kan deras motivation att delta och bidra till att skapa en säkrare och mer hållbar offentlig miljö öka.

Genom att bygga upp en organisation som är dedikerad till genomtänkt belysning skapas en stark grund för att möta de komplexa utmaningarna och möjligheterna som belysningsplanering innebär. Detta stödjer inte bara stadsutveckling utan också samhällets övergripande mål när det gäller säkerhet, trygghet och hållbarhet.

En specialiserad organisation kan nämligen samla och utveckla kompetens och erfarenhet inom området belysning. Detta möjliggör en djupare förståelse för de tekniska aspekterna, designtrender och de senaste innovationerna inom belysningsbranschen. Organisationen kring belysningssystemet bör innefatta en upphandlingsansvarig, belysningsansvarig, leverantörer och samordnare som arbetar med säkerhet och trygghet.

Kommunledningen spelar en avgörande roll i att skapa förutsättningar för genomtänkt belysning. Ledningen bör säkerställa att det finns tydliga riktlinjer och policys för belysning, som också inkluderar riktlinjer om säkerhet, trygghet och energibesparing.

Ledningen skapar förutsättningar genom att skapa en hållbar budget som också säkerställer att det finns en strukturerad organisation.

Ledningen kan också främja kulturen inom organisationen genom att uppmuntra till kompetensutveckling, sätta hållbarhetsmål och stödja innovativa projekt.

Samverkan är A och O för att belysningssystemet ska vara genomtänkt. Därför är det viktigt att främja samarbete och informationsutbyte mellan olika discipliner inom organisationen och att skapa möjligheter för att främja förståelse och gemensamma mål mellan olika experter.

I det här steget bör det säkerställas att den som är ansvarig för belysning samverkar tillsammans med kommunens stadsbyggnadsförvaltning, gata/park samt säkerhets- och trygghetsavdelningen.